Hvordan skriver de egentlig?

Anne KjærgaardAf Anne Kjærgaard, Ph.d.-studerende, Dansk Sprognævn
 
Publiceret onsdag 27. januar 2010


Masser af offentlige institutioner og private firmaer har søsat ambitiøse projekter der skal få medarbejderne til at skrive bedre tekster. Men hvordan kan man systematisk måle effekterne af den slags initiativer?. Her i artiklen vil jeg give eksempler på hvordan man kan bruge computerprogrammer der er udviklet til at gennemføre tekstanalyser, til at vurdere effekten af sprogpolitiske projekter i organisationer. Fordelen ved at bruge sådanne programmer er at man, med relativt få omkostninger, kan danne sig et overblik over store mængder tekster. Analyserne her i artiklen er lavet vha. programmet WordSmith Tools.

Derudover vil jeg vise hvordan analyseprogrammet kan bruges til at få en mere nuanceret forståelse for en organisations tekster – en forståelse der fx kan bruges til at gå i dialog med medarbejderne om deres tekster og skræddersy de sprogpolitiske projekter til en bestemt organisations behov.

Artiklen udspringer af mit igangværende ph.d.-projekt Sådan skriver vi – eller gør vi? der handler om effekterne af to sprogpolitiske projekter der er gennemført i hhv. Danmarks Domstole og Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning.

Kancellisløjfer som eksempel
Den type sprogpolitiske projekter jeg arbejder med i min afhandling, har til formål at få de skrivende medarbejdere til at formulere sig anderledes. Et af de sproglige træk som de skrivende medarbejdere anbefales at undgå i begge sprogpolitiske projekter, er kancellisløjfer, altså konstruktioner som de til lovens gennemførelse nødvendige forskrifter og den af sagsøgeren nedlagte påstand. Her i artiklen bruger jeg kancellisløjfer som eksempel på et sprogligt træk man kan undersøge i en organisations tekster.

Opmærkede tekster
De domme og breve jeg undersøger, er opmærket på ordniveau og tekstniveau, som i eksemplet nedenfor:

<citk>
<w PRON_DEMO>de
<w PRAEP>under
<w N>pkt.
<w NUM>5
<w ADJ>beskrevne
<w N>stillingsfunktioner
</citk>

At teksterne er opmærket på ordniveau, vil sige at der ud for hvert enkelt ord i teksterne står hvilken ordklasse ordet tilhører (fx <w ADJ> ud for adjektiver, altså tillægsord). Ved at søge på forskellige ordrækkefølger (fx <w PRON_DEMO><w PRAEP><w N><w NUM><w ADJ> som i eksemplet ovenfor) kan man på den måde finde kancellisløjferne i de tekster man undersøger.

At teksterne er opmærket på tekstniveau, betyder at bestemte tekstdele er afgrænset fra hinanden: Eksemplet ovenfor er fx markeret som et citat (vha. <citk></citk>), altså tekst som den skrivende medarbejder har ikke selv har formuleret.

Kancellisløjfer før og efter et sprogpolitisk projekt
Tabellen nedenfor viser forskellen i brugen af kancellisløjfer før og efter det sprogpolitiske projekt i Danmarks Domstole. Resultaterne er baseret på 95 domme fra to forskellige retter.

Kancellisløjfer Antal ord Kancellisløjfe pr. 1000 ord (afrundet)
Domme fra før det sprogpolitiske projekt 59 91.768 0,6
Domme fra efter det sprogpolitiske projekt 69 119.374 0,6

Resultatet ser umiddelbart ikke opmuntrende ud: Andelen af kancellisløjfer pr. 1000 ord er det samme før og efter det sprogpolitiske projekt. Dommene er imidlertid ikke repræsentative for Danmarks Domstole (bl.a. fordi de kun stammer fra to retter), og resultatet kan derfor ikke bruges til at sige noget generelt om hvordan projektet som helhed er slået igennem i Danmarks Domstole.

Til gengæld viser undersøgelsen hvordan man vha. automatiske tekstanalyseredskaber kan danne sig et overblik over kancellisløjferne i en ret stor mængde tekst, nemlig i alt 211.142 ord. I arbejdet med at dokumentere resultaterne af det sprogpolitiske projekt er man på den måde ikke bare henvist til at grave et par enkelte tekster ud af bunken som – mener og håber man – er repræsentative.

Kancellisløjfer i forskellige brevtyper
I Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning skriver nogle af medarbejderne både sagsbehandlerbreve (altså breve hvor de selv står som afsender) og borgmesterbreve (dvs. breve der skrives på vegne af den siddende borgmester). Tabellen nedenfor viser andelen af kancellisløjfer pr. 1000 ord i disse to brevtyper (resultaterne er baseret på borgmester- og sagsbehandlerbreve fra 2 skribenter og derfor heller ikke her repræsentative):

Kancellisløjfer Antal ord Kancellisløjfe pr. 1000 ord (afrundet)
Borgmesterbreve 2 2.593 0,8
Sagsbehandlerbreve 20 12.016 1,7

Kancellisløjfer er altså cirka dobbelt så almindelige i sagsbehandlerbreve som i borgmesterbreve. Sådan et resultat kan bruges i tilrettelæggelsen af sprogpolitiske projekter. Resultaterne viser nemlig at kancellisløjfer spiller en større rolle i nogle tekster end i andre, og at de skrivende medarbejdere der skriver borgmesterbreve, godt kan skrive uden at bruge særligt mange kancellisløjfer – når bare de skriver på vegne af borgmesteren. Det er langt fra alle medarbejdere der skriver borgmesterbreve, men resultatet antyder alligevel at hvis man ønsker at nedbringe antallet af kancellisløjfer, behøver man ikke nødvendigvis at give sig i kast med at lære alle medarbejderne at skrive på en ny måde. Det gælder, i hvert fald for nogle af dem, at de ”bare” skal begynde at skrive sagsbehandlerbreve efter samme principper som de allerede skriver borgmesterbreve.

Kancellisløjfer i ”egen” og ”fremmed” tekst
En indvending jeg selv er stødt på i mit arbejde med sprogpolitiske projekter, er at bestemte teksttræk (fx kancellisløjfer) ikke er noget de skrivende medarbejdere kan gøre noget ved. Problemerne stammer nemlig ikke fra de skrivende medarbejderes ”egen” tekst, altså tekst som medarbejderne selv har formuleret, men derimod fra ”fremmed” tekst, altså den tekst som de skrivende medarbejdere er nødt til at citere.

Som jeg viste i eksemplet på opmærket tekst ovenfor, er citater opmærket i de tekster jeg undersøger. Indvendingen om at kancellisløjfer stammer fra citerede tekster, kan derfor undersøges ved at ekskludere den tekst der stammer fra citater, fra analysen.

Kancellisløjfer pr. 1000 ord i al tekst Kancellisløjfer pr. 1000 ord i al tekstundtagen citater
Domme fra før det sprogpolitiske projekt 0,6 0,6

Tabellen viser at citater ikke gør den store forskel for andelen af kancellisløjferne i de undersøgte domme: Uanset om man in- eller ekskluderer citater, er der 0,6 kancellisløjfe pr. 1000 ord. Medarbejdernes evt. forestillinger om at kancellisløjferne primært kommer fra citeret tekst er altså, at dømme efter de tekster jeg her har undersøgt, ikke i overensstemmelse med virkeligheden.

Hvorfor bruge tekstanalyseprogrammer i det sprogpolitiske arbejde?
Her i artiklen har jeg vist hvordan man på forskellige måder kan anvende tekstanalyseprogrammet WordSmith Tools i det sprogpolitiske arbejde. Fordelene ved at bruge sådan et automatisk analyseprogram er fx:

  • Arbejdet med måle og dokumentere effekterne af det sprogpolitiske arbejde kan inddrage store mængder tekster uden at der skal afsættes store mængder resurser på manuelle analyser. På den måde undgår man at basere sin viden om de sprogpolitiske projekters effekt på enkelte, mere eller mindre repræsentative, tekster.
  • Analyser af organisationens tekster kan give et solidt indblik i organisationens nuværende ”skriftsproglige tilstand”. På den måde kan de bruges til at tilpasse de sprogpolitiske projekter til en bestemt organisation – og dermed øge chancerne for at det rent faktisk lykkes at rykke ved medarbejdernes måde at skrive på.

, ,

2 kommentarer

  1. Gravatar #1 Søren Skaarup

    Hej Anne
    Ser du i din forskning på de organisatoriske og kulturelle forhold som bidrager til at reproducere den særlige offentlige sprogbrug? Eller kender du evt. til nogen der har forsket i netop det? Vi har nu forsøgt at reformere sproget i det offentlige i 35 år eller mere. Noget ER der sket, men langt fra nok. Vi ved efterhånden ganske meget om symptomerne. Men måske vi har brug for at blive klogere på årsagerne?
    vh Søren

  2. Gravatar #2 Anne Kjærgaard
    Dansk Sprognævn

    Hej Søren
    Det korte svar er: Ja, det gør jeg. Et af hovedspørgsmålene i min ph.d.-afhandling er netop hvorfor de sprogpolitiske projekter (anskuet som forandringsprojekter) i flere tilfælde ikke har en større gennemslagskraft end de har. Afhandlingen skulle meget gerne være færdig til sommer. I øvrigt vil jeg anbefale Leif Becker Jensens Kancellistil eller Anders And-sprog – hvis du ikke allerede kender den.
    Mvh. Anne

Modtag nyhedsbrev

Bjerg K udsender et nyhedsbrev med nyt om kommunikation og målinger.

Indtast din e-mail og modtag næste nyhedsmail.

Målinger man kan lære af

Dette site er en mindre del af et større forskningsprojekt, som vi kalder "Målinger man kan lære af". Deltagerne i forsknings-projektet samarbejder om at udvikle og afprøve nye og bedre måder at måle effekten af større kommunikationsløsninger på: hjemmesider, intranet, pressearbejde, videndeling, ledelseskommunikation, kommunikationspolitikker og -strategier mv. Deltagerne er:

Økonomistyrelsen

Udenrigsministeriet

Skatteministeriet

Fødevarestyrelsen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

CBS

Bjerg Kommunikation

Kontakt os for mere information om forskningsprojektet...

Læs om deltagernes motivation for at deltage...