Målinger i modgangstider

Af Kristian Lysgaard, kommunikationsdirektør, Nycomed Danmark
 
Publiceret tirsdag 17. marts 2009


Netop i modgangstider, hvor riget fattes penge, kan man blive fristet til at skære målinger bort. Måske endda med begrundelsen at det koster penge, og at man ikke skal genere medarbejderne i en periode, hvor de går rundt og bekymrer sig om andet. Der er dog intet mere forkert end at undlade målinger og at spørge medarbejderne i modgangstider.

Usikkerhed kræver sikker ledelseskommunikation
Mange virksomheder oplever i øjeblikket, at det strammer til. Svigtende salg og nedgang i ordrebøgerne gør, at omkostningerne står for skud. Det får ofte konsekvenser i form af afskedigelser. Det ser vi bl.a. på antallet af ledige, som fra december til januar i år steg med knap 5.000 personer omregnet til fuld tid og korrigeret for sæsonudsving. Dermed er ledigheden i årets første måned nået op på 64.200 personer omregnet til fuld tid, svarende til 2,3 pct. af arbejdsstyrken. Viser seneste måling.

Efter en række år med fremgang oplever mange virksomheder nu modgang, og det stiller andre krav til kommunikationen, især den interne kommunikation. Forandringer, som man ikke selv har sat i værk, kan give anledning til bekymringer for fremtiden og ens eget ansættelsesforhold. Der er derfor i endnu højere grad brug for åben, præcis og konsistent kommunikation fra ledelsen. Ethvert signal og tiltag fra ledelsen bliver nemlig registreret og analyseret. Hvorfor siger man det og det og så på den måde og hvorfor nu? Hvorfor investerer man ikke i vores afdeling, hvorfor bliver det ellers vigtige projekt udskudt osv.?

Vi skal stadig tænke strategisk
Men stiller modgangstider også ændrede krav til kommunikationsmålingerne? Det gør de efter min mening ikke, da man altid bør lave måling af de aktiviteter, man foretager sig. Hvordan kan man ellers vide, om det virker, og hvad der virker – eller ikke virker? Eller for den sags skyld vide hvor det er, man skal sætte ind næste gang?

Ved medarbejderne, hvad der kan og skal ske?
Medarbejderne har brug for retning, og det får de kun ved, at ledelsen kontinuerligt kommunikerer om situationen, om prognoser og planer. Og så er det vigtigt at opstille en realistisk plan med realiserbare mål og delmål, så medarbejderne kender betingelserne og kan motiveres og følge med i, om det går, som det skal. Af samme grund er det vigtigt kontinuerligt at have føling med, om medarbejderne er med på, hvad der er sat i værk, og hvor man skal hen. Og det får ledelsen kun besked om via målinger på f.eks. medarbejdertilfredsheden, motivationen og humøret.

Det er tilstande, der skal afkodes
De fleste virksomheder har fuldstændig styr på effektiviteten i form af produktivitetsmålinger. Dertil kommer f.eks. fraværsmålinger fra personaleafdelingen, som indikerer noget om motivationen. Men der er brug for konkret viden om stemningen blandt medarbejderne. Målingerne kan være mangeartede, men da det handler om at afkode tilstande, er det min opfattelse, at dialog er et væsentligt element. Fokusgruppeinterviews eller kvalitative analyser er yderst brugbare i den forbindelse.

Lederne skal kunne lytte
Mindre kan også gøre det. Stormøder og afdelingsmøder kan være et udmærket forum, hvor der er mulighed for at få afkodet en tendens eller stemning blandt medarbejderne. Her er det også vigtigt at huske, at man er født med to ører og én mund, hvorfor det for lederen handler om at give nogle konkrete informationer og så ellers bruge tiden på dialog og spørge ind til, hvad der rører sig blandt medarbejderne. Og det er måske netop en af de største udfordringer for mange ledere: at holde mund og lytte til og reflektere over hvad der bliver sagt.

Krisekommunikation har et dobbelt formål
Kommunikationssituationen ved reduceringer er en særlig situation. De steder, hvor der er nogle medarbejdere, der skal forlade virksomheden, mens andre skal blive, er der behov for en kommunikation, der på samme tid tager hånd om dem, der skal forlade virksomheden, og på den anden side også tager hånd om dem, der skal blive. Der er ofte meget fokus på dem, der skal forlade virksomheden, mens man er tilbøjelig til at glemme dem, der bliver.

Erfaringsmæssigt synes dem, der bliver, at det er en rædselsfuld periode, fordi de ikke følte, at der er plads til at drøfte de spørgsmål og bekymringer, som de går rundt med. Den problemstilling er også væsentlig at inddrage ved målinger, da det skal være muligt at differentiere svarene fra de to grupper, så det er muligt at identificere særskilte behov, for dem der bliver, og dem der skal forlade virksomheden.

Mål anonymt
Anonymitet er selvfølgelig en faktor, som man skal overveje om spiller ind på besvarelserne i din virksomhed. Er medarbejderne trygge ved at svare deres ærlige mening, eller lægger de bånd på sig selv, eventuelt fordi de frygter, at kritik stiller dem ringere i en tid, hvor der prikkes på skulderen? Er det sidste tilfældet, er der behov for nogle kanaler, hvor medarbejderne kan stille spørgsmål ganske anonymt.

Måske en rygtelinje er en ide?
En mulighed er bl.a. at oprette en rygtelinje, hvor alle er velkommen til at ringe eller skrive ind med spørgsmål til noget, man ”bare har hørt et sted”. Rygtelinjens opgave er så at fremskaffe et svar hurtigst muligt og offentliggøre det på f.eks. intranettet i en spørgsmål & svar.

Dialog skal måles
Min konklusion er derfor, at der i høj grad er behov for at lave målinger på kommunikationsindsatsen i modgangstider, hvor medarbejderne i særlig grad har brug for at kende retning, og om man ”gør det godt nok”. Det forudsætter en tæt dialog mellem ledelse og medarbejdere understøttet af jævnlige målinger.

, , ,

En kommentar

  1. Gravatar #1 Anders Hundahl
    Kommunikation - og marketingchef, Dansk Byggeri

    Kære Kristian
    Helt rigtigt set! Vi skal holde fast i det strategiske i nedgangstider – det kan bliver dyrt at spare på de udgifter, der jo netop skal hjælpe os med at fokuserer, og dermed sikre, at vi får mest for pengene.
    Hilsen
    Anders

Modtag nyhedsbrev

Bjerg K udsender et nyhedsbrev med nyt om kommunikation og målinger.

Indtast din e-mail og modtag næste nyhedsmail.

Målinger man kan lære af

Dette site er en mindre del af et større forskningsprojekt, som vi kalder "Målinger man kan lære af". Deltagerne i forsknings-projektet samarbejder om at udvikle og afprøve nye og bedre måder at måle effekten af større kommunikationsløsninger på: hjemmesider, intranet, pressearbejde, videndeling, ledelseskommunikation, kommunikationspolitikker og -strategier mv. Deltagerne er:

Økonomistyrelsen

Udenrigsministeriet

Skatteministeriet

Fødevarestyrelsen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

CBS

Bjerg Kommunikation

Kontakt os for mere information om forskningsprojektet...

Læs om deltagernes motivation for at deltage...