I kontakt med virkeligheden

Louise SeestAf Louise Seest, kommunikationschef i Undervisningsministeriet
 
Publiceret mandag 17. maj 2010


Undervisningsministeriets nye kommunikationspolitik tager udgangspunkt i ministeriets interessenter og deres oplevelser af ministeriet.

Undervisningsministeriet mangler føling med, hvad der sker på uddannelsesinstitutionerne, og lytter ikke nok til interessenterne. Sådan lyder nogle af de mere kritiske konklusioner på en omdømmeanalyse, som Undervisningsministeriet gennemførte i efteråret 2009.

Omdømmeanalysen blev gennemført ved kvalitative interviews blandt en del af ministeriets vigtigste interessenter. Formålet var at få et godt indtryk af interessenternes syn på ministeriet. På plussiden oplever interessenterne os som kompetente, faglige, åbne og tilgængelige. Men omdømmeanalysen viser også, at selvom ministeriet gør meget for at være i god dialog med vores interessenter og samarbejdspartnere, er det ikke den generelle opfattelse af os.

Hvad skal vi være kendt for?
Med udgangspunkt i omdømmeanalysen drøftede ministeriets ledelse, hvad vi fremover skal være kendt for. Det har blandt andet ført til, at vi har formuleret et nyt, overordnet hovedbudskab: Sammen arbejder vi for et dygtigere Danmark.

”Sammen” skal forstås på den måde, at vi både samarbejder med vores interessenter i uddannelsessystemet, og at vi samarbejder internt på tværs af ministeriets afdelinger og kontorer.

”Dygtigere” retter sig mod vores arbejde med at skabe de bedst mulige uddannelser og de bedste muligheder for at uddanne sig. Det budskab er nu nedfældet i en kommunikationspolitik, der desuden indeholder tre mål for Undervisningsministeriets kommunikation:

  1. Vores kommunikation afspejler et stort kendskab til uddannelsesområdet generelt og til vores målgruppers hverdag.
  2. Vores målgrupper oplever, at vi lytter til dem.
  3. Vores kommunikation afspejler et stort engagement.

Vi lytter til målgrupperne
Med udgangspunkt i vores kommunikationspolitik har vi udarbejdet både en ekstern og en intern kommunikationsstrategi, der hver især konkretiserer, hvordan vi vil nå målene.

Begge strategier har et klart fokus på, hvordan vi bliver bedre til at lytte til vores interessenter og inddrage deres ideer i vores arbejde. En vigtig forudsætning for, at vi kan arbejde ”sammen” med vores målgrupper, er nemlig, at vi har et grundlæggende kendskab til deres hverdag, deres synspunkter og de aktuelle spørgsmål, der optager dem.

Derfor er interessentarbejdet et af de prioriterede indsatsområder i de to strategier. Vi vil blandt andet lytte til interessenterne ved systematisk at holde øje med, hvilke aktuelle udmeldinger, holdninger og ideer de fremsætter. Det gør vi for eksempel ved at følge med i debatten på blogs, hjemmesider, fagblade og andre medier, hvor interessenterne kommer til orde. Diskussionerne er præget af et stort engagement (og sommetider temperament), men det er en vigtig del af ministeriets sagsbehandling og vidensdeling at kende til den hverdag, vores interessenter oplever.

Interessenternes ideer, holdninger og forslag samler vi blandt andet i en løbende artikelserie på vores intranet, der har til formål at sikre den tværgående vidensdeling i ministeriet. For vi er en stor organisation med mange opgaver, og selvom arbejdsområderne hænger sammen, kan det være svært for alle medarbejdere at følge med i alt, der rører sig.

Samtidig skal vores kommunikation afspejle dette kendskab. Vi skal i vores nyheder, artikler, publikationer og på vores hjemmeside vise, at vi følger med i de aktuelle spørgsmål og reagerer på dem. Og vi skal i vores kommunikation inddrage interessenternes forslag og gode ideer for at fremme den eksterne vidensdeling.

Ud over at vise omverdenen, at vi følger med, gør vi en indsats for at give vores målgrupper en chance for selv at komme til orde gennem vores kanaler. På hjemmesiden har vi i øjeblikket fire områder:

  • Stafetten
  • Del en god idé
  • Dagbog fra en studerende
  • Meld en meningsløs regel.

Via Stafetten kommer aktører inden for uddannelsesverdenen med deres holdninger til aktuelle emner og giver selv et oplæg videre til den næste debattør.

Del en god idé fungerer som en idébank, hvor skolefolk skriver ind med deres eksempler på god praksis til inspiration for andre.

Med Dagbog fra en studerende kommer vi helt tæt på en studerendes hverdag, fortalt med den studerendes egne ord. Og indtil nu har studerende og elever fra grundskolen, de gymnasiale uddannelser, erhvervsuddannelser og videregående uddannelser skrevet dagbog til hjemmesiden.

Til sidst har vi med Meld en meningsløs regel gjort en indsats mod bøvlet i uddannelsessystemet. Og mange brugere har benyttet sig af muligheden for at gøre opmærksom på regler, som de mener er overflødige eller unødigt besværlige.

Det er alt sammen initiativer, der har til formål at sikre, at vores hjemmeside afspejler en hverdag, som vores brugere kan genkende, og slå streg under, at store dele af vores kommunikation bliver til i samarbejde med vores brugere.

Samarbejde er afgørende
I Undervisningsministeriet holder vi desuden mange og udbytterige møder med vores interessenter. Det er en vigtig del af det lovforberedende arbejde, men også gavnligt i forberedelsen af nye tiltag, der involverer vores interessenter.

Dette omfattende samarbejde skal i den nye, eksterne kommunikationsstrategi systematiseres og på sigt deles med alle medarbejdere i ministeriet. Derfor er vi i gang med at kortlægge ministeriets netværk og skabe en handlingsplan for, hvordan samarbejdet kan optimeres og deles med ministeriets øvrige medarbejdere. En bedre intern kommunikation om møder, diskussioner og samarbejde med vores interessenter vil være til gavn for alle.

Den overordnede kommunikationspolitik gælder for hele Undervisningsministeriets koncern i perioden 2010-2011. Herefter evalueres politikken med udgangspunkt i en eller flere brugerundersøgelser.

Læs mere om Undervisningsministeriets kommunikationspolitik her.

, , , , ,

Der er lukket for kommentarer.

Modtag nyhedsbrev

Bjerg K udsender et nyhedsbrev med nyt om kommunikation og målinger.

Indtast din e-mail og modtag næste nyhedsmail.

Målinger man kan lære af

Dette site er en mindre del af et større forskningsprojekt, som vi kalder "Målinger man kan lære af". Deltagerne i forsknings-projektet samarbejder om at udvikle og afprøve nye og bedre måder at måle effekten af større kommunikationsløsninger på: hjemmesider, intranet, pressearbejde, videndeling, ledelseskommunikation, kommunikationspolitikker og -strategier mv. Deltagerne er:

Økonomistyrelsen

Udenrigsministeriet

Skatteministeriet

Fødevarestyrelsen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

CBS

Bjerg Kommunikation

Kontakt os for mere information om forskningsprojektet...

Læs om deltagernes motivation for at deltage...