Anerkendende og værdiskabende evaluering i organisationer

Eva DamsgaardAf Eva Damsgaard, cand.mag. i medievidenskab og organisationsudvikling, og konsulent hos ATTRACTOR A/S og Andreas Granhof Juhl, cand. psych og direktør hos Granhof Juhl ApS
 
Publiceret torsdag 15. maj 2008


Anledningen til denne artikel er, at vi er blevet nysgerrige i forhold til, at organisationer bruger meget energi på at evaluere og dokumentere bl.a. fagligt arbejde og organisatoriske forhold – som f.eks. arbejdsforhold i APV’er etc. Mange steder er det et MUST! Men hvordan får organisationer og virksomheder størst muligt udbytte af dette dokumentationsarbejde?

I denne forkortede udgave af artiklen vil vi præsentere en række brugbare distinktioner, som organisationer med fordel kan forholde sig til, når evaluerings- og dokumentationsarbejdet drøftes, designes og planlægges. Målet er således at bringe yderligere refleksion ind i arbejdet med evaluering og dokumentation med henblik på at skabe mere kvalificerede beslutninger og en mere udbytterig og værdifuld praksis omkring dokumentation og evaluering.

En række brugbare distinktioner
I enhver evalueringssammenhæng bør man forholde sig til fire grundfaser: Design, datagenerering, databearbejdelse og formidling af resultaterne – samt derefter planlægning, forankring af de mønstre eller resultater, datagenereringen viste og opfølgning. Disse faser er gensidigt afhængige, og beslutninger taget i den ene fase vil havde stor betydning for mulighederne i de følgende faser.

For at fremme ovennævnte refleksioner vil vi i det følgende arbejde med forskellige brugbare distinktioner, som man med fordel kan forholde sig til, når man skal træffe beslutninger og valg i de fire grundfaser: ”Kontrol – udvikling”, ”summativ – generativ”, ”produkt – proces”, ”stabilitet – bevægelse”, ”intern – ekstern” samt ”passiv – aktiv”. Vi vil i denne korte artikel forholde os til ”kontrol – udvikling”, ”summativ – generativ”.

'Model'

Ønsket er, at modellen kan bidrage til at øge bevidstheden om, hvad der er værdifuldt at vælge hvornår i konkrete evalueringssituationer, og dermed hjælpe organisationer til at træffe valg, der hjælper dem til at skabe dokumentation og evalueringer, som ikke bare indfrier opstillede krav, men som også giver organisationerne selv størst muligt udbytte og værdi.

Modellen her skal derfor først og fremmest bidrage til refleksion – og det skal understreges, at de opstillede distinktioner ikke er tænkt som ”rigtig og forkert” / ”godt og skidt” / ”enten eller” – men nærmere en række størrelser, som det kan være værdifuldt at forholde sig til både før og undervejs i arbejdet med dokumentation og evaluering i forhold til formålet med den konkrete evaluering. I det konkrete valg af metoder kan distinktionerne derfor overskrides ved at tænke i ”både-og”.

1. Kontrol – udvikling
Det første, man må gøre sig klart, når man skal evaluere, er, hvad effekten skal være for dem der skal gennemføre/bestille/afsende evalueringen – og for dem, der skal modtage den. Hvad skal de have ud af det?

Når man har besluttet sig for målene, hensigten og effektønskerne med at evaluere, bliver det tydeligt om det overordnede formål med at evaluere er kontrol eller udvikling. Evaluering anvendes ofte til kontrol men er af mange overset som et effektfuldt udviklingsredskab – f.eks. til udvikling af ledelse og organisationer.

Hvad den enkelte evaluering skal er afgørende valg at træffe og være enige om, fordi det vil have konsekvenser for hele processen og det ønskede produkt af evalueringen: Hvad er det for veje vi skal gå i evalueringsarbejdet. Når dette ligger klart, er man parat til at forholde sig til følgende:

1b. Summativ – generativ
En af de overordnede distinktioner vedrører, hvordan selve arbejdet med dokumentation og evaluering betragtes, og har stor betydning for hvad det skaber at lave evaluering i organisationen, hvad man kan anvende det til, og hvad der sættes fokus på.

Summativ tilgang
Med summativ evaluering menes, at dokumentationsprocessen kan og skal frembringe et korrekt billede af organisationen. I denne tænkning bliver valget af dokumentationen eller evalueringen et forsøg på at finde de metoder, der mest præcist kan afbillede organisationen, og som f.eks. kan vurdere på en skala, hvor langt man er nået i henhold til opstillede mål. Summative evalueringer er gode til at vurdere om målsætninger er indfriet, til at skabe klarhed omkring, hvad der er sket og hvor langt projektet/processen er nået, hvad deltagerne er lykkedes med, ligesom det kan anvendes til at finde frem til ”best practice” – og hvad man har haft succes med. Summative evalueringer er gode til at fokusere på ”frem til nu” og særdeles velegnet til at skabe gode argumenter og overbevise.

Eksempler på summative spørgsmål
Kontrollerende summative spørgsmål kan f.eks. lyde:
- Hvor langt er I allerede nået i forhold til målene?
- Hvad er det vigtigste resultat, der er skabt i denne proces?
- Hvilke værdifulde effekter af forløbet, ser I der i dag?
- Hvad skaber allerede værdi i jeres praksis?
- Hvilke målepunkter nåede I længst/flest resultater i forhold til?

Generativ tilgang
Med generativ evaluering menes, at dokumentation i praksis vil indgå i den fortsatte skabelse af organisationen. I denne forståelse er det primære, hvilke forskelle arbejdet med dokumentation og evaluering skal gøre? Og for hvem? I denne forståelse motiveres valget af dokumentations- og evalueringspraksis af, hvordan dokumentationen kan skabe den største effekt.

Eksempler på generative spørgsmål
udviklingsorienterede generative spørgsmål kan fx lyde:
- Hvornår fungerer udvikling I jeres afdeling bedst?
- Hvad er I stolte af kendetegner jeres indsats?
- Hvilke styrker har I i forhold til at udvikle jer som afdeling?
- Hvilke kompetencer gør I brug af i de sammenhænge, hvor I lykkes bedst med udvikling?
- Når I har succes med udvikling, hvad af det I allerede gør/kan nu?

Udvikling og forandring
Generative er gode til at fokusere på ”herfra og fremad” og skabe klarhed over, hvad der gør det muligt for én at flytte sig (videre). Tilgangen kan også bidrage til at skabe historier om sammenhænge mellem handlinger og resultater, så vi kan vælge hvilke handlinger, vi vil udføre, for at bidrage til den forandring vi ønsker. Generativ tilgang er derfor velegnet til at skabe udvikling og forandring i en ønsket retning.

Flere handlemuligheder
Alt efter hvordan valget falder på de forskellige distinktioner, vil man med sine valgte spørgsmål få tegnet vidt forskellige billeder op – hvorved vidt forskellige handlemuligheder synes oplagte. Når de første beslutninger er truffet, vil man begynde at forholde sig til de sidste 4 distinktioner, og hvilke beslutninger man vil have mest gavn af at vægte i evalueringen – hele tiden med evalueringens egentlige formål for øje.

”Produkt – proces” handler helt kort om, hvad evalueringen kaster lys og fokus på, mens ”stabilitet – bevægelse” vedrører om evalueringen skal tegne øjebliksbilleder af situationen, som den ser ud løbende undervejs, eller om evalueringen skal fremtone det, der får bevægelse/udvikling etc. til at ske. ”Intern – ekstern” kan fortolkes på flere måder. F.eks. kan det lægge op til beslutning om, hvor evalueringen primært skal have effekt – eller hvilken part der med fordel skal gennemføre evalueringen. ”Aktiv – passiv” vedrører kort sagt, at man som en del af designovervejelserne forholder sig til, hvornår det ville være værdifuldt at forskellige interessenter omkring evalueringen involveres og inddrages. Også her er der mange oversete muligheder med potentiale.

Afrunding
Vi har nu kort introduceret de første 2 af 6 distinktioner, som man med fordel kan forholde sig til, når man skal dokumentere og evaluere. Det er vores forhåbning, at disse distinktioner kan være en hjælp til at skabe frugtbare og udbytterige overvejelser og beslutninger i arbejdet med dokumentation og evaluering i organisationer.

OBS: Denne artikel er en forkortet udgave af den fulde artikel, som kan downloades og læses på dansk på www.attractor.dk under Lær mere…

, ,

Der er lukket for kommentarer.

Modtag nyhedsbrev

Bjerg K udsender et nyhedsbrev med nyt om kommunikation og målinger.

Indtast din e-mail og modtag næste nyhedsmail.

Målinger man kan lære af

Dette site er en mindre del af et større forskningsprojekt, som vi kalder "Målinger man kan lære af". Deltagerne i forsknings-projektet samarbejder om at udvikle og afprøve nye og bedre måder at måle effekten af større kommunikationsløsninger på: hjemmesider, intranet, pressearbejde, videndeling, ledelseskommunikation, kommunikationspolitikker og -strategier mv. Deltagerne er:

Økonomistyrelsen

Udenrigsministeriet

Skatteministeriet

Fødevarestyrelsen

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

CBS

Bjerg Kommunikation

Kontakt os for mere information om forskningsprojektet...

Læs om deltagernes motivation for at deltage...